Contract Administrator Sudamin

Key Responsibilities

• Prüfung und Erfassung von Eingangsrechnungen auf sachliche und rechnerische Richtigkeit.

• Erstellung und Versand von Rechnungen gemäß vertraglicher Vereinbarungen.
• Pflege der zugehörigen Dokumentation und termingerechte Bearbeitung.

• Abgrenzungsrechnungen
• Reisekostenabrechungen

• Sorgfältige Führung aller relevanten Dokumente. Insbesondere Begleitscheine.
• Pflege des Dokumenten-Management-Systems (ECO-DMS)
• Dokumentation zur Nachverfolgung von Zahlungsflüssen und offenen Posten.
• Erfassung der offiziellen LME-Notierungen für Zn, Cu und Ni.
• Registerführung der innerdeutschen Transporte bzw. Lieferungen.

• Pflege und Aktualisierung von Kunden-, Lieferanten- und Vertragsdaten in den relevanten Systemen.

• Vorbereitung und fristgerechte Übermittlung der Z4-Meldungen gemäß den Anforderungen der Deutschen Bundesbank.

• Erstellung und Abwicklung von Akkreditiven
• Monitoring von Zahlungseingängen und -ausgängen.
• Sicherstellung der Einhaltung von Zahlungsfristen und -vereinbarungen.
• Bereitstellung von Mahnungslisten und Klärung von Rückfragen.

• Zuarbeit für die Finanzbuchhaltung durch Erfassung und Übermittlung relevanter Unterlagen.
• Controlling
• Unterstützung bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen.

• Review and record incoming invoices for factual and numerical accuracy.

• Prepare and issue invoices in accordance with contractual agreements.
• Maintain related documentation and ensure timely processing.

• Accruals
• Travel expense claims

• Maintain accurate and complete records of all relevant documents, particularly delivery notes.
• Manage the document management system (ECO-DMS).
• Document and track cash flows and outstanding items.
• Record official LME quotations for Zn, Cu, and Ni.
• Maintain registers of domestic German transports and deliveries.

• Maintain and update customer, supplier, and contract data in relevant systems.

• Prepare and submit Z4 reports in a timely manner in accordance with Bundesbank requirements.

• Prepare and process letters of credit.
• Monitor incoming and outgoing payments.
• Ensure compliance with payment terms and agreements.
• Provide dunning lists and clarify related queries.

• Support financial accounting by collecting and submitting relevant documents.
• Controlling activities
• Support the preparation of monthly and annual financial statements

Skills, Knowledge & Expertise

• Englisch in Wort und Schrift ist zwingend erforderlich, da ein Großteil der Verträge in englischer Sprache verfasst ist
• Andere Fremdsprachen sind hilfreich, aber nicht erforderlich
• Office 365 und Adobe Acrobat Pro sind wichtiger Bestandteil der Arbeit

Requirements:

• Fluent English, both written and spoken, is essential, as a large proportion of contracts are in English
• Additional foreign languages are beneficial but not required
• Proficiency in Office 365 and Adobe Acrobat Pro is essential