Geschäftsführungsassistenz (Allround-Talent) (m/w/d)

Für unsere schnell wachsende Unternehmensgruppe suchen wir ab sofort eine Assistenz für die Geschäftsführung (m/w/d).

Die Stelle ist in Vollzeit zu besetzen und kann vor Ort, aber auch teilweise hybrid ausgeübt werden. Fully remote ist für diese unternehmenskritische Position leider nicht möglich.

Wir sind jung, arbeiten schnell und viel und suchen eine passende Ergänzung für unser Team.

Du solltest offen für unsere Arbeitskultur sein (als Geschäftsführer arbeiten wir 7 Tage die Woche fast rund um die Uhr), mit unserem Arbeitstempo Schritt halten können und die Start-Up-Kultur mögen. Du passt zu uns, wenn du dich als echte Assistenz der Geschäftsführung siehst und die entsprechenden Fähigkeiten mitbringst. Wir suchen explizit keine Sekretariatskraft, sondern eine Assistenz.

Was die Arbeit bei uns besonders macht?

Wir kommunizieren bei uns im Team, aber auch extern mit Kunden, immer auf Augenhöhe. Jeder hat seine eigenen Expertise-Bereiche und damit auch Know-how, das eingebracht werden darf und soll.

Wir legen Wert darauf, dass jeder daran arbeitet, was er am liebsten macht bzw. wo er sein Know-how und die Expertise am besten einbringen kann. Individuelle Förderung und Entwicklung ist uns sehr wichtig.

Deine Aufgaben wären unter anderem:

• Dokumentenmanagement

• Erstellen von Präsentationen

• Erstellen, Auswerten und Bearbeiten von Analysen und Recherchen

• Unmittelbare Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Unterstützung dieser bei strategischen und operativen Aufgaben

• Koordination eines optimalen Informationsflusses zwischen Geschäftsleitung, internen Abteilungen und externen Partnern

• Onboarding und Vertragsmanagement

• Mitwirken an internen HR-Projekten z.B. Gestaltung von Teamevents, Optimierung personalwirtschaftlicher Prozesse
  

• Selbständige Führung und Organisation des Geschäftsführungssekretariats

• Abwicklung der Korrespondenz in deutscher und englischer (!) Sprache

• Terminplanung und Terminkoordination

• Organisation und Planung von Geschäftsreisen sowie Reiseabrechnung

• Vorbereitende Tätigkeiten für die Lohn- und Finanzbuchhaltung

• Projekt-Controlling und Pflege von KPI's

• Erstellung von Kundenangeboten

• Bearbeitung von Eingangsrechnungen sowie Reisekosten- und Auslagenabrechnungen (Barkasse)

• Betreuung und Pflege des Zeiterfassungssystems

• Empfang und Betreuung von in- und ausländischen Gästen

• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, Protokollführung

• Koordination von Dienstleistern und teilweise Boten- oder Einkaufsgänge

Du:

• liebst Organisation und bist proaktiv im Verbessern bestehender Prozesse

• hast eine kaufmännische Ausbildung oder, idealerweise, ein Betriebswirtschaftsstudium abgeschlossen und verfügst über einschlägige Berufserfahrung

• bist in allen Belangen absolut zuverlässig und hast eine selbstständige Arbeitsweise

• hast eine offene und kommunikative sowie freundliche Art

• übernimmst gerne Verantwortung für deine Aufgaben und schätzt es, wenn man dir vertraut

• kannst in deutscher und englischer Sprache verhandlungssicher agieren (weitere Fremdsprachen sind von Vorteil) 

• hast Lust, mit uns im Führungsteam die Vision von BIROHA mitzugestalten

Selbstverständlich erwarten wir von dir absolute Diskretion, Loyalität, ein integres Arbeiten und Professionalität - als Geschäftsführungsassistenz bist du unsere rechte Hand und erhältst tiefe Einblicke in sämtliche Geschäftsbereiche.

Deine Benefits

• 2.000 Euro jährliches Weiterbildungsbudget

• Regelmäßige Teamevents

• Neu renoviertes, stylisches Office mit kostenfreien Parkplätzen direkt am Büro im Herzen von Schwarze Pumpe

• Hybrid Work nach Absprache möglich

• Erfahrenes Gründer-Team mit Führungsbackground bei coolen, namhaften Weltmarken und mit echtem Start Up Spirit

• Viel Eigenverantwortung & Gestaltungsmöglichkeiten

• Unbefristete Arbeitsverträge

• Mitarbeiterrabatte

In Summe bieten wir dir ein spannendes Umfeld in einem aufstrebenden und agilen Unternehmen mit flexiblen Arbeitszeiten und eigenem Spielraum.

Nicht zu vergessen: Einige Bürohunde, wobei diese nicht immer anwesend sind.

Interesse? Dann schicke uns deine Bewerbung mit deinem Lebenslauf, deinen Gehaltsvorstellungen und einem Schreiben, aus dem hervorgeht, was dich für diesen Job besonders auszeichnet.