Gestionnaire de bureau / Office Manager

<h3 data-start="0" data-end="30">À propos de TandemLaunch</h3> <p data-start="31" data-end="342">TandemLaunch est un studio de création d’entreprises basé à Montréal, spécialisé dans le développement et la croissance de startups deep-tech de calibre mondial. Nous travaillons main dans la main avec des fondateurs et des équipes techniques pour transformer des percées scientifiques en entreprises concrètes.</p> <h3 data-start="344" data-end="357">Le rôle</h3> <p data-start="358" data-end="802">Nous recherchons un(e) Gestionnaire de bureau qui sera responsable des opérations quotidiennes du bureau et de l’amélioration continue de nos processus administratifs. Vous serez la personne-ressource pour assurer le bon fonctionnement de l’environnement de travail — soutien aux employés, coordination des fournisseurs et services, maintien de contrôles administratifs, et création d’une expérience bureau efficace, accueillante et bien organisée.</p> <p data-start="358" data-end="802">&nbsp;</p> <ul> <li>Sur place, 5 jours par semaine (aucune option de télétravail) <ul> <li>32,5 heures par semaine</li> </ul> </li> <li>Assurance collective, incluant des avantages sociaux (soins dentaires, soins médicaux, soins de la vue).</li> <li>3 semaines de vacances. <div class="[--thread-content-max-width:40rem] @w-lg/main:[--thread-content-max-width:48rem] mx-auto max-w-(--thread-content-max-width) flex-1 group/turn-messages focus-visible:outline-hidden relative flex w-full min-w-0 flex-col agent-turn"> <div class="flex max-w-full flex-col grow"> <div class="min-h-8 text-message relative flex w-full flex-col items-end gap-2 text-start break-words whitespace-normal [.text-message+&amp;]:mt-1" data-message-author-role="assistant" data-message-id="c2c1511a-0647-4f01-9685-3c6e0371593a" data-message-model-slug="gpt-5-2-thinking"> <div class="flex w-full flex-col gap-1 empty:hidden first:pt-[1px]">&nbsp;</div> </div> </div> </div> </li> </ul> <h3 data-start="804" data-end="837">Responsabilités principales</h3> <ul> <li data-start="840" data-end="944">Mettre en place, revoir et améliorer en continu les procédures administratives et de gestion de bureau</li> <li data-start="947" data-end="1066">Établir les priorités de travail, s’assurer que les procédures sont respectées et que les échéanciers sont rencontrés</li> <li data-start="1069" data-end="1166">Superviser et coordonner les activités administratives et les opérations quotidiennes du bureau</li> <li data-start="1169" data-end="1230">Planifier et coordonner les services de bureau, notamment : <ul> <li data-start="1235" data-end="1286">besoins d’espace / hébergement et relocalisations</li> <li data-start="1291" data-end="1344">équipements, fournitures, formulaires et inventaire</li> <li data-start="1349" data-end="1409">disposition des actifs, stationnement et accès au bâtiment</li> <li data-start="1414" data-end="1461">coordination de l’entretien et de la sécurité</li> </ul> </li> <li data-start="1464" data-end="1573">Appuyer la préparation du budget d’exploitation et maintenir les contrôles liés à l’inventaire et au budget</li> <li data-start="1576" data-end="1676">Suivre les budgets et les dépenses, en assurant une documentation claire et une gestion structurée</li> <li data-start="1679" data-end="1788">Compiler des données et préparer des rapports périodiques ou ponctuels, des manuels et de la correspondance</li> <li data-start="1791" data-end="1884">Effectuer la saisie de données avec rigueur et maintenir des dossiers administratifs à jour</li> <li data-start="1887" data-end="1986">Planifier et organiser des événements internes, programmes d’accueil et initiatives pour l’équipe</li> <li data-start="1989" data-end="2098">Gérer la logistique des événements (planification, coordination, fournisseurs, horaires et support sur place)</li> </ul> <h3 data-start="2100" data-end="2122">Profil recherché</h3> <ul> <li data-start="2125" data-end="2158">Langues : bilingue (français/anglais)</li> <li data-start="2125" data-end="2158">Scolarité : Diplôme postsecondaire dans un domaine connexe au poste (Gestion de bureau ; Gestion hôtelière ; Administration ; Secrétariat ; Autre domaine connexe)</li> <li data-start="2125" data-end="2158">Expérience : 5+ ans dans en tant que gestionnaire de bureau ou un poste similaire.</li> <li data-start="2125" data-end="2158">Excellentes habiletés interpersonnelles et esprit de collaboration</li> <li data-start="2125" data-end="2158">Excellente communication, à l’oral comme à l’écrit</li> <li data-start="2125" data-end="2158">Très bonne organisation et gestion du temps</li> <li data-start="2125" data-end="2158">Autonomie, proactivité, fiabilité et esprit d’équipe</li> <li data-start="2125" data-end="2158">Aisance à travailler de façon indépendante dans un environnement rapide</li> <li data-start="2125" data-end="2158">Capacité à gérer une charge de travail élevée et à bien performer sous pression</li> <li data-start="2125" data-end="2158">Maîtrise de la suite Microsoft Office : Excel, Word, PowerPoint, Outlook</li> </ul> <p>___________________</p> <p>&nbsp;</p> <h3 data-start="0" data-end="24">About TandemLaunch</h3> <p data-start="25" data-end="228">TandemLaunch is a Montréal-based venture studio that builds and scales world-class deep-tech startups. We work hands-on with founders and technical teams to turn breakthrough science into real companies.</p> <h3 data-start="230" data-end="244">The Role</h3> <p data-start="245" data-end="614">We’re looking for an <strong data-start="266" data-end="284">Office Manager</strong> who will own the day-to-day office operations and continuously improve our administrative processes. You’ll be the go-to person for keeping the workplace running smoothly—supporting employees, coordinating vendors and services, maintaining controls, and ensuring the office experience is efficient, welcoming, and well organized.</p> <ul> <li data-start="245" data-end="614">On-site 5 days a week (no remote work option) <ul> <li data-start="245" data-end="614">32.5 hours per week</li> </ul> </li> <li>Group Insurance, including health benefits (dental, health, vision)</li> <li>3 weeks of vacation.</li> </ul> <h3 data-start="616" data-end="642">Key Responsibilities</h3> <ul> <li data-start="645" data-end="727">Implement, review, and continuously improve administrative and office procedures</li> <li data-start="730" data-end="811">Establish work priorities, ensure processes are followed, and deadlines are met</li> <li data-start="814" data-end="897">Oversee and coordinate office administrative activities and day-to-day operations</li> <li data-start="900" data-end="949">Plan and coordinate office services, including: <ul> <li data-start="954" data-end="997">Space/accommodation needs and relocations</li> <li data-start="1002" data-end="1045">Equipment, supplies, forms, and inventory</li> <li data-start="1050" data-end="1096">Asset disposal, parking, and building access</li> <li data-start="1101" data-end="1140">Maintenance and security coordination</li> </ul> </li> <li data-start="1143" data-end="1227">Support operating budget preparation and maintain inventory and budgetary controls</li> <li data-start="1230" data-end="1318">Track budgets and expenditures, ensuring spending is organized and properly documented</li> <li data-start="1321" data-end="1402">Assemble data and prepare periodic/special reports, manuals, and correspondence</li> <li data-start="1405" data-end="1476">Perform accurate data entry and maintain clean administrative records</li> <li data-start="1479" data-end="1553">Plan and execute social events, guest programs, and internal initiatives</li> <li data-start="1556" data-end="1644">Manage event logistics (planning, coordination, vendors, schedules, and on-site support)</li> </ul> <h3 data-start="1646" data-end="1666">What You Bring</h3> <ul> <li data-start="1669" data-end="1701">Language: Bilingual (English/French)</li> <li data-start="1669" data-end="1701">Education: Postsecondary diploma in a field related to the role (Office Management, Hospitality Management, Administration, Secretarial Studies, or another relevant field).</li> <li data-start="1669" data-end="1701">Experience: 5+ years of experience as an Office Manager or in a similar role.</li> <li data-start="1669" data-end="1701">Strong interpersonal skills and collaboration mindset.</li> <li data-start="1669" data-end="1701">Excellent written and verbal communication.</li> <li data-start="1669" data-end="1701">Highly organized with strong time-management skills.</li> <li data-start="1669" data-end="1701">Adaptable, proactive, and reliable team player.</li> <li data-start="1669" data-end="1701">Comfortable working independently in a fast-paced environment.</li> <li data-start="1669" data-end="1701">Able to manage a high workload and perform well under pressure.</li> <li data-start="1669" data-end="1701">Knowledge of Microsoft Office Suite: Excel, Word, PowerPoint, Outlook</li> </ul> <p>&nbsp;</p> <p>&nbsp;</p> <p>&nbsp;</p>