Koordination & Verwaltung (m/w/d)

Wer wir sind:
Die timeout Stiftung gGmbH steht seit über 20 Jahren für innovative und nachhaltige Ansätze in der Kinder- und Jugendarbeit.

Unsere Mission ist es, sichere Orte zu schaffen, aus denen heraus junge Menschen mutig in die Welt gehen und wachsen können. Mit Respekt und Offenheit gestalten wir Räume, in denen Zugehörigkeit, Meisterschaft, Unabhängigkeit und Großzügigkeit erlebt und gelebt werden können.  Auf Basis des Modells "Circle of Courage" von Brendtro lernen junge Menschen bei uns Vertrauen, Eigeninitiative und verantwortliches Handeln – Werte, die den Weg zu einem selbstbestimmten Leben ebnen.

Was uns antreibt:

Seit über 20 Jahren widmen wir uns mit Leidenschaft der Jugendarbeit. Unsere Angebote reichen von der stationären Jugendhilfe, Kitas und einer Werkrealschule über soziale Landwirtschaft. Als innovatives soziales Unternehmen haben wir uns von einer kleinen Einrichtung zu einer vielseitigen Institution mit über 270 Mitarbeitenden entwickelt. Wir wachsen weiter – generationenübergreifend und zukunftsorientiert, stets gemeinsam mit einem klaren Ziel: Das scheinbar Unmögliche möglich machen.

Gestalte mit uns die Zukunft!

Du möchtest Verantwortung übernehmen und gemeinsam mit uns die Zukunft gestalten? Dann werde Teil der timeout Stiftung gGmbH und unterstütze unser Team im Bereich Koordination, Personalmanagement und Verwaltung (m/w/d)

Stellenumfang: 50–100%.

Deine Aufgaben:

Organisation & Koordination

• Unterstützung und Koordination der Dienstpläne sowie Verwaltung von Über- und Unterstunden

• Überblick und Steuerung laufender Prozesse

• Organisation von Terminen sowie wiederkehrenden Aufgaben

• Koordination von Springer-Einsätzen

Personalmanagement & Bewerbungen

• Betreuung des Bewerbungsmanagements und Vorauswahl von Bewerbenden

• Durchführung von Erstkontakten und Telefonaten

• Organisation und Koordination von Vorstellungsgesprächen

• Vorbereitung von Personalunterlagen

Verwaltung & Kommunikation

• Vorbereiten und Beantworten von E-Mails

• Pflege von Belegungs- und Cockpitdaten

• Organisation und Nachverfolgung von Fortbildungen und Fristen

• Kontrolle von Schutzkonzept-Unterschriften

Recherche & Entscheidungsgrundlagen

• Recherche von relevanten Inhalten und Informationen

• Strukturierte Zusammenstellung von Unterlagen

• Vorbereitung von Vertrags- und Fachthemen

• Erarbeitung von Entscheidungsgrundlagen für die Leitung

Dokumentation & Nachbereitung

• Erstellung von Protokollen und Dokumentationen

• Dokumentation im Beschwerdemanagement

• Strukturierte Ablage und Verwaltung von Unterlagen

• Koordination von Nacharbeiten und Umsetzungsschritten

Das bringst du mit:

• Organisationstalent mit strukturierter und selbstständiger Arbeitsweise

• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit

• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und MS Office

• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Daten

• Idealerweise Erfahrung im Verwaltungs- oder Personalbereich

• Von Vorteil: Erfahrung im Kita-Bereich – z. B. durch eine Tätigkeit als Erzieher:in oder in einer pädagogischen Einrichtung, auch mit Einblick in organisatorische/administrative (indirekte) Arbeit

Freue dich auf:

• Flexible Arbeitszeitgestaltung (50–100 %) und eine angenehme Arbeitsatmosphäre

• Vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit

• Einen unbefristeten Arbeitsplatz und Mitgestaltungsmöglichkeiten in einem engagierten Team

• Strukturierte Einarbeitung, individuelle Entwicklungsmöglichkeiten und Raum für eigenverantwortliches Arbeiten

• Individuelle Benefits (Hansefit, Jobrad, BaV)

• Jahresgehalt bei 100%: 45.000 € (anteilig je nach Stellenumfang)

Interessiert?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung. Lass uns gemeinsam etwas bewegen und werde Teil der timeout Familie!