Medewerker verkoopsadministratie (finance)

Automation is een innovatief engineeringbedrijf dat zich heeft gespecialiseerd in oplossingen voor ‘low voltage electrical power’ en ‘datacenter facilities’. Als kenniscentrum bieden we maatwerkoplossingen die we samen met onze klanten ontwikkelen en implementeren.

Met meer dan 70 medewerkers beschikken we over de nodige expertise en ervaring om hoogwaardige toepassingen te leveren. En we blijven groeien! Voor onze Finance afdeling zijn we op zoek naar een Medewerker Verkoopsadministratie.

Ben jij een nauwkeurige administratieve professional met een hart voor klanten en commercie? Kan je zonder moeite de verschillende BTW-richtlijnen toepassen? Haal je energie uit orderverwerking, facturatie en vlotte communicatie met interne én externe stakeholders? Dan is deze functie iets voor jou!

Als Medewerker Verkoopsadministratie zorg je voor een correcte, klantgerichte en efficiënte ondersteuning van het volledige verkoopproces. Je bent verantwoordelijk voor orderverwerking, commerciële administratie en facturatie. Je werkt nauw samen met sales, logistiek, finance, service en productie.

Verder ben je het eerste aanspreekpunt voor klanten met administratieve vragen over orders, leveringen en facturen.

1.     Orderverwerking & commerciële administratie

• Invoeren, controleren en opvolgen van klantorders in het ERP-systeem

• Controleren van prijzen, kortingen en voorwaarden

• Opmaken van orderbevestigingen en opvolgen van offertes

• Verwerken van orderwijzigingen of annulaties

2.     Facturatie & financiële administratie

• Tijdige en correcte opmaak van verkoopfacturen

• Controleren van leveringsbonnen en logistieke documenten

• Aanmaken van creditnota’s

• Verzorgen van periodieke en contractuele facturatie

• Aanleveren van facturatiegegevens aan boekhouding

3.     Klantbeheer & communicatie

• Je bent SPOC voor klanten

• Bijwerken van klantgegevens, prijsafspraken en condities

• Proactief informeren bij vertragingen of afwijkingen

4.     Samenwerking met planning, logistiek en finance

• Afstemmen van leveringen en beschikbaarheid

• Input geven rond betalingsvoorwaarden en openstaande posten

• Rapporteren van orderstatus en afwijkingen

5.     Documentbeheer & rapportering

• Opstellen en beheren van commerciële documenten (leverbonnen, exportdocumenten, certificaten…)

• Digitaal archiveren van verkoop- en facturatiedocumenten

• Ondersteunen bij verkooprapportering en analyses

6.     Datakwaliteit bewaken en procesverbetering ondersteunen

De ideale kandiaat heeft idealiter een diploma boekhouding of economie.

Ervaring in verkoopsadministratie of facturatie is een plus. Verder hechten we voor deze functie belang aan volgende skills:

• Accuraat, detailgericht en kwaliteitsbewust

• Ervaring met verschillende BTW richtlijnen

• Sterke klantgerichte communicatiestijl

• Stressbestendig en flexibel bij deadlines

• Organisatorisch sterk en goed in prioriteiten stellen

• Teamplayer met probleemoplossend vermogen

• Kennis van verkoopadministratie en facturatieprocessen

• Ervaring met ERP-systemen (orderverwerking, facturatie, klantdata)

• Inzicht in commerciële en logistieke documentstromen

• Sterke digitale vaardigheden en vlot met administratieve IT-tools

• Talen: Nederlands + goede kennis van Frans en Engels

Wat mag je verwachten?

• Je komt terecht in een bedrijf met vlakke structuur dat in volle groei is en dat jou de kans geeft om mee te ontwikkelen. 

• Je wordt omringd door ondernemende collega’s die samen the extra mile willen gaan. Op die manier voorzien we de beste service aan onze klanten en houden we steeds onze kennis up-to-date. 

• Uiteraard houden we ook rekening met een gezonde work-life balance

• Tot slot bieden we jou een aantrekkelijk salaris aangevuld met extra legale voordelen zoals maaltijdcheques, groepsverzekering, ...

Krijg jij energie van deze vacature?

Stel je aan ons voor en kom kennismaken met Automation! We kijken ernaar uit om jouw CV te ontvangen.