Office Manager H/F

 Tes mission

  Comptabilité :

• Suivi de la comptabilité en interaction directe avec notre cabinet comptable
• Établissement et envoi des factures
• Suivi des paiements clients et relance des impayés
• Préparation paiements fournisseurs
• Préparation des documents comptables
• Suivi des différents dossiers de financement existant
• Aide à la préparation des reportings mensuel et tableaux de bord
• Participation aux clôtures annuelles
• Participation à l’élaboration et au suivi du budget administratif.
• Analyse des dépenses et proposition des solutions d’optimisation

Administratifs et RH :

• Gestion quotidienne du bureau (téléphone, courriers, e-mails)
• Gestion du courrier, du classement et de l’archivage des dossiers, préparation de documents juridiques pour signature, envoi et suivi
• Suivi des commandes et des achats (fourniture, consommables etc…)
• Préparation des fiches de paie, suivi et édition des contrats de travail et les avenants
• Suivi des absences et enregistrement des notes de frais, suivi et calcul des primes d’intéressement
• Accompagnement de la partie RH sur les aspects sociaux et participation à l'amelioration des process RH
• Animation de la vie de l’agence avec une approche « office happiness manager »
• Gestion de la logistique (réservations, catering, transports), gestion des formations
• Référencement auprès des services achats des marques

Évènementiel :

• Organiser la logistique des rituels internes (Séminaire annuel et rencontres trimestrielles … ) et événements externes (salons, conférences …)

Suivi Juridique

• Suivi des contentieux
• Assurer la remontée des litiges
• Suivi de la relation avec nos conseillers juridiques (avocat, juriste etc.)

Profil recherché

• Formation : Bac +2 minimum en gestion, administration ou domaine équivalent.
• Expérience préalable dans un rôle administratif ou de gestion de bureau souhaitée en agence de communication ou media de 5 à 10 ans
• Maitrise comptable impérative
• Bonnes qualités rédactionnelles
• Facilité d’adaptation
• Bon relationnel avec les clients, les fournisseurs et l’interne
• Organisé(e) et autonome
• Traiter les informations et les affaires confidentielles avec discrétion
• Résolution de Problèmes

Conditions

• Rémunération entre 38 k€ et 45 k€ sur 12 mois
• Télétravail le vendredi
• Possibilité de développement professionnel et de formation continue.
• 50% des frais de transports + Carte déjeuner Sodexo
• Des workshops et soirées équipe toute l’année
• Bureaux dans Paris

Processus de recrutement

• 2 entretiens : 1 physique avec la DG
• Deuxième avec le CEO en visio sur 30 min