Office Manager & HR/Finance Coordinator (m/w/d) in Vollzeit
Material Analytischer Service (M.A.S.) GmbH- Employment
- Employee
About the role
M.A.S... GmbH stellt Referenzstandards für die optische Qualitätskontrolle von Parenteralia in der pharmazeutischen Industrie her. Als sogenannter „Hidden Champion“ versorgen wir die ganze Welt mit unseren Produkten.
Tasks
**Ihre Aufgaben:**
**Office Management & Assistenz der Geschäftsführung**
- Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
- Eigenständige Organisation und Koordination administrativer Abläufe
- Empfang und Betreuung von Besucher\*innen
- Betreuung des Firmenfahrzeugs
**Personalmanagement**
- Pflege und Kontrolle von Zeitkonten sowie Urlaubsverwaltung
- Auswahl, Einführung und Betreuung eines Zeiterfassungssystems
- Organisation von Teamevents und internen Maßnahmen
- Später Möglichkeit zur Übernahme weitere HR Admin Aufgaben
**Recruiting & Bewerbermanagement**
- Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen, sowie die Kommunikation mit Bewerber\*innen
- In Abstimmung mit der Fachabteilung die Koordination und Organisation von Bewerbungsgesprächen
**Vorbereitende Buchhaltung**
- Enge Zusammenarbeit mit externen Finanzdienstleistern sowie internen Schnittstellen
- Unterstützung bei der Zusammenstellung und Bereitstellung relevanter Unterlagen und Rechnungen
**Marketing & Kommunikation**
- Aufbau und Betreuung von Social-Media-Kanälen (z. B. LinkedIn)
- Koordination von Aktualisierungen der Unternehmenswebsite
- Organisation und Bestellung von Printmaterialien (z. B. Visitenkarten)
- Unterstützung bei der Planung und Organisation von Messen und Veranstaltungen
Requirements
**Ihr Profil:**
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Office Management, in der Administration oder in vergleichbaren Bereichen
- Strukturierte, präzise, eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise
- Organisationstalent und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
- Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen
- Idealerweise erste Erfahrung in Buchhaltung, HR oder Marketing
- Sie beherrschen die deutsche Sprache sicher in Wort und Schrift
- Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
- Sie schätzen ein kollegiales Arbeitsumfeld und arbeiten gerne im Team
Benefits
**Unser Angebot:**
- Eine vielseitige und verantwortungsvolle Position mit großem Gestaltungsspielraum und Wachstumsmöglichkeiten
- Mitarbeit in einem wachsenden mittelständischen Unternehmen
- Kurze Kommunikationswege, schnelle Entscheidungsprozesse und ein offenes Ohr für Ihre Anliegen
- Interessante Benefits sowie ein familiäres Arbeitsumfeld mit wertschätzender Unternehmenskultur
**Wir freuen uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung per Mail.**
Nathalie Kröffges
M.A.S... GmbH stellt Referenzstandards für die optische Qualitätskontrolle von Parenteralia in der pharmazeutischen Industrie her. Als sogenannter „Hidden Champion“ versorgen wir die ganze Welt mit unseren Produkten.
Aufgaben
**Ihre Aufgaben:**
**Office Management & Assistenz der Geschäftsführung**
- Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
- Eigenständige Organisation und Koordination administrativer Abläufe
- Empfang und Betreuung von Besucher\*innen
- Betreuung des Firmenfahrzeugs
**Personalmanagement**
- Pflege und Kontrolle von Zeitkonten sowie Urlaubsverwaltung
- Auswahl, Einführung und Betreuung eines Zeiterfassungssystems
- Organisation von Teamevents und internen Maßnahmen
- Später Möglichkeit zur Übernahme weitere HR Admin Aufgaben
**Recruiting & Bewerbermanagement**
- Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen, sowie die Kommunikation mit Bewerber\*innen
- In Abstimmung mit der Fachabteilung die Koordination und Organisation von Bewerbungsgesprächen
**Vorbereitende Buchhaltung**
- Enge Zusammenarbeit mit externen Finanzdienstleistern sowie internen Schnittstellen
- Unterstützung bei der Zusammenstellung und Bereitstellung relevanter Unterlagen und Rechnungen
**Marketing & Kommunikation**
- Aufbau und Betreuung von Social-Media-Kanälen (z. B. LinkedIn)
- Koordination von Aktualisierungen der Unternehmenswebsite
- Organisation und Bestellung von Printmaterialien (z. B. Visitenkarten)
- Unterstützung bei der Planung und Organisation von Messen und Veranstaltungen
Qualifikation
**Ihr Profil:**
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Office Management, in der Administration oder in vergleichbaren Bereichen
- Strukturierte, präzise, eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise
- Organisationstalent und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
- Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen
- Idealerweise erste Erfahrung in Buchhaltung, HR oder Marketing
- Sie beherrschen die deutsche Sprache sicher in Wort und Schrift
- Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
- Sie schätzen ein kollegiales Arbeitsumfeld und arbeiten gerne im Team
Benefits
**Unser Angebot:**
- Eine vielseitige und verantwortungsvolle Position mit großem Gestaltungsspielraum und Wachstumsmöglichkeiten
- Mitarbeit in einem wachsenden mittelständischen Unternehmen
- Kurze Kommunikationswege, schnelle Entscheidungsprozesse und ein offenes Ohr für Ihre Anliegen
- Interessante Benefits sowie ein familiäres Arbeitsumfeld mit wertschätzender Unternehmenskultur
**Wir freuen uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung per Mail.**
Nathalie Kröffges
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