Verwaltungsfachkraft mit Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Eine verlässliche und gut strukturierte Verwaltung ist eine wichtige Grundlage für die pädagogisch-therapeutische Arbeit der Second Home Jugendhilfe GmbH. In unseren stationären therapeutischen Wohngruppen unterstützen wir junge Menschen in ihrer persönlichen Entwicklung und schaffen hierfür einen stabilen organisatorischen Rahmen.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt möchten wir unser Team verstärken und suchen eine engagierte Verwaltungsfachkraft mit Assistenzfunktion für die Geschäftsführung. Sie arbeiten strukturiert, verantwortungsbewusst und behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick. Neben klassischen Verwaltungsaufgaben unterstützen Sie die Geschäftsführung aktiv bei organisatorischen, personellen und administrativen Prozessen.

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliche Durchführung allgemeiner Verwaltungs- und Büroaufgaben

• Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft

• Organisation und Koordination interner Abläufe und Termine

• Ansprechpartner/in für die externe Kommunikation per Telefon, E-Mail und Post

• Kommunikation und Abstimmung mit der Geschäftsführung sowie den Teams der Wohngruppen

• Erfassung, Pflege und Verwaltung von Personalstammdaten

• Unterstützung im Vertragsmanagement

• Mitarbeit im Recruiting und Bewerbermanagement

• Weiterentwicklung, Digitalisierung und Optimierung von Verwaltungsprozessen

• Unterstützung im Rechnungswesen und bei administrativen Auswertungen

• Mitarbeit in organisatorischen und bereichsübergreifenden Projekten

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder abgeschlossenes Studium mit betriebswirtschaftlichem Schwerpunkt

• Berufserfahrung im Verwaltungs-, Personal- oder Assistenzbereich

• Idealerweise Erfahrungen im Recruiting, Projektmanagement oder der Geschäftsführungsassistenz

• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise

• Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie ausgeprägte Organisationsfähigkeit

• Fähigkeit, sich schnell in neue Themengebiete einzuarbeiten und erforderliches Wissen zielgerichtet anzuwenden

• Gute EDV-Kenntnisse sowie eine hohe technische Affinität

• Schnelle Auffassungsgabe, Eigeninitiative und lösungsorientiertes Denken

• Freundliches und professionelles Auftreten sowie Kommunikationsstärke